【行政書士 × AI × DX】第6回目
takemura皆さん、こんにちは。
行政書士法人QORDiAの武村欽也です。
第6回｜更新・期限管理を甘く見た会社が、突然止まる理由
―― 忘れない努力より、忘れようがない仕組み ――
「まだ先だから大丈夫」
「その時期になったら対応する」
更新や期限管理を
こう扱っている会社ほど、
ある日突然、事業が止まるリスクを抱えています。
問題は意識ではありません。
管理の方法そのものです。
実際に多くの会社で起きている問題
期限は分かっている“つもり”になっている
・更新時期をカレンダーで管理
・担当者の記憶に任せている
・直前になって思い出す
この状態では、
・書類が揃わない
・条件を満たしていないことに気づく
・取り返しがつかない
という事態が起きます。
なぜ期限管理は破綻しやすいのか
更新は単独で存在していない
更新は、
・建設業許可
・経審
・技術者要件
・変更届
これらと連動しています。
しかし多くの会社では、
それぞれを別々に管理しています。
なぜ人の管理では防げないのか
情報量と判断が多すぎる
・期限が複数ある
・条件が毎年変わる
・関係する書類が多い
これを
人の記憶と注意力に任せるのは、
現実的ではありません。
「うっかり」は、
必ず起きます。
困らない会社が選んでいる方法
期限と条件を“一体で管理”している
安定している会社は、
・期限が近づくと自動で把握できる
・その時点で条件を満たしているか分かる
・不足があれば、事前に手を打てる
状態を作っています。
これは努力ではなく、
仕組みの差です。
AI＆DXが期限管理で果たす役割
「忘れない」ではなく「忘れられない」
AI・DXを使うことで、
・期限が自動で可視化される
・条件とのズレが事前に分かる
・対応の優先順位が整理される
結果として、
・慌てない
・止まらない
・信頼を失わない
経営が可能になります。
まとめ
更新・期限管理で止まる会社は、
だらしないわけではありません。
人に任せているだけです。
【行政書士 × AI × DX】は、
忘れない努力を求めるものではなく、
忘れようがない状態を作る選択です。
